Strutturare in maniera adeguata e razionale le procedure interne permette allo Studio professionale di guadagnare in termini di tempo e, conseguentemente, in efficienza, permettendo così al professionista di dedicare maggiori energie ad attività ad elevato valore aggiunto. Ecco alcune indicazioni operative.
Perché un modello organizzativo sia efficace ed efficiente, tuttavia, occorre innanzitutto procedere a un riordino delle attività di studio (ossia i compiti, singoli o complessi, che veicolano determinate risorse al fine del raggiungimento dell’obiettivo prefissato) e dei processi (cioè insiemi, più o meno articolati, di attività tra loro correlate orientate a un dato risultato).
D’altro canto, se è vero che, nell’attuale contesto economico, il professionista è tenuto a prestare un’attenzione particolare agli elementi esterni alle proprie dinamiche di studio (concorrenza, mercato, clienti, ecc.) e al modo in cui questi modificano i propri comportamenti, è altrettanto vero che un’accurata organizzazione dei fattori interni può determinare, in maniera altrettanto forte, il successo dello Studio o la sua crisi.
I processi che si sviluppano all’interno di uno Studio professionale possono essere raggruppati, essenzialmente, in due macro-categorie:
- processi primari: ossia quell’insieme di attività finalizzate alla realizzazione delle prestazioni e dei servizi erogati ai clienti, e che rappresentano, essenzialmente, il core business di tutti gli studi professionali (si pensi, ad esempio, alla tenuta della contabilità, alla redazione di un bilancio, ecc.);
- processi secondari (o di supporto): relativi a quelle attività che, pur non rientrando nei processi primari, li sostengono comunque, in misura più o meno rilevante. Rientrano, ad esempio, in questo gruppo, le funzioni di amministrazione, di gestione/archiviazione documentale, di fatturazione, ecc.
Una terza categoria di processi è poi data dai c.d. processi direzionali o gestionali. Si tratta, in buona sostanza, di quei processi relativi alla pianificazione strategica, alla programmazione e al controllo interno di Studio, orientati all’individuazione e alla codifica delle linee fondamentali di conduzione del business professionale.
Organizzare e coordinare correttamente i processi di Studio – e, dunque, gestire le persone, le attività e gli strumenti a propria disposizione – è un fattore critico di successo per ogni professionista.
Ma la pianificazione da sola non basta. Occorre anche procedere alla formalizzazione dei processi in questione, individuando i cinque fattori chiave che li compongono, ossia:
- l’obiettivo finale (la soddisfazione del cliente, l’aumento del margine di guadagno, ecc.);
- il soggetto responsabile (o i soggetti, se si tratta di attività complesse);
- le attività che compongono i singoli processi;
- le modalità di svolgimento delle stesse;
- il tempo previsto per singola attività.
È, dunque, necessario che il professionista si doti, nello svolgimento dei propri compiti, di adeguati strumenti di controllo e verifica, al fine di ottimizzare le risorse a propria disposizione e di verificare, in qualunque luogo e momento, l’andamento delle attività, il tempo impiegato ed il margine di guadagno.
Luca Cenisi – Centro Studi CGN
