L’evoluzione digitale in ambito professionale è ormai un dato di fatto. L’Agenda Digitale Italiana a tappe serrate sta rivoluzionando le basi del vostro lavoro, dalla fattura elettronica ai dichiarativi precompilati per arrivare probabilmente nel breve termine ad un cambiamento sostanziale delle contabilità aziendali. È necessario quindi arrivare preparati per diventare protagonisti di questa rivoluzione digitale, creando nuove opportunità di consulenza.
Quando si parla di conservazione a norma (sostitutiva) di documenti, libri e registri contabili, in realtà, si parla di organizzazione. Le efficienze, i risparmi indotti e le nuove opportunità di business fanno sì che il Dottore Commercialista ed Esperto Contabile sia la persona più adatta a ricoprire l’incarico di Responsabile della Conservazione; ruolo già rivestito per conservare i documenti, libri e registri contabili in formato cartaceo, e posto a base del rapporto fiduciario instaurato con i propri clienti.
Con l’entrata in vigore del nuovo DM 17.6.2014 titolato: “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005” viene di fatto semplificato tutto l’iter procedimentale con un esplicito richiamo alle norme del Codice Civile e del Codice dell’Amministrazione Digitale, confermando la volontà del legislatore di integrazione delle discipline amministrativa, civilistica e tributaria.
Coloro che si basavano sul fatto che la normativa non fosse chiara, completa e semplice per non metterla in pratica ora dovranno ricredersi.
Il Responsabile della Conservazione ha la “regia” di tutto il sistema di conservazione, infatti:
- definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione;
- ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
- può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate.
Tale delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.
Il sistema di conservazione dovrà garantire per tutto il periodo di conservazione (almeno decennale) dalla presa in carico da parte del produttore e fino all’eventuale scarto, i seguenti requisiti, già in parte trattati:
- autenticità;
- integrità;
- affidabilità;
- leggibilità;
- reperibilità.
La centralità della figura del Responsabile della Conservazione rispetto a tutto il sistema di conservazione e data l’importanza dei documenti, libri e registri contabili delle imprese da portare in conservazione, risulta quasi naturale attribuire questa mansione o al CFO interno all’impresa, se esistente, oppure al Commercialista, esperto sia in materia contabile sia legale (eventualmente già tenutario delle scritture contabili). A parte quegli aspetti di natura prettamente tecnico-informatica (e comunque ben specificati dalla norma) che possono essere eventualmente analizzati con l’ausilio di un esperto informatico, l’art. 6 comma 6 del DPCM 3.12.2013 attribuisce al Responsabile della Conservazione, sotto la propria responsabilità, la possibilità di delegare lo svolgimento del processo di conservazione – in tutto od in parte – “ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate”. Naturalmente “tale delega” deve essere “formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato”.
Robert Braga – dottore commercialista – menocarta.pro
