Essere una squadra, pianificare il lavoro, essere a conoscenza dei tempi esatti di svolgimento sono componenti essenziali per lavorare meglio e per creare all’interno del team un clima e un ambiente che faranno la differenza e incrementeranno la qualità dello studio professionale.
La differenza la sentiranno tutti:
- I collaboratori, la risorsa più preziosa, si sentiranno più coinvolti, più partecipi e questo migliorerà anche il loro modo di lavorare: non ricorreranno più le scadenze.
- I clienti, il fulcro dello studio, si sentiranno unici e non meri numeri: verranno seguiti in modo migliore.
- Il professionista sarà soddisfatto della direzione intrapresa dallo studio professionale, orientata al successo.
Utilizzare uno strumento come il timesheet per rilevare i tempi di lavoro e analizzare l’andamento della giornata permetterà di:
- valutare la reddittività (capire quindi il margine di guadagno per ogni prestazione gestita nello studio);
- monitorare e conoscere i carichi di lavoro dei collaboratori;
- determinare gli importi da fattura.
Distribuire correttamente i carichi di lavoro e individuare in maniera adeguata le risorse a cui affidare i vari compiti permetterà di indirizzare il lavoro nella giusta direzione. Il timesheet diventerà quindi uno strumento indispensabile per la buona gestione giornaliera del lavoro e produrrà solo effetti positivi per lo studio, sia in termini di risultati sia in termini di benessere dei collaboratori.
Un metodo utilizzato per il controllo e il costante miglioramento dello studio professionale in un’ottica a lungo termine è il Ciclo di Daming (ciclo PDCA); si tratta di un metodo che permette, dopo l’individuazione dell’obiettivo, il miglioramento costante dei processi attraverso le fasi del ciclo.
Il Ciclo di Daming è una ruota che deve costantemente girare, in cui le fasi da far ruotare sono le seguenti:
- P (Plan = Programmare). È la fase della programmazione, nella quale si stabiliscono gli obiettivi e il metodo per il raggiungimento di questi ultimi.
- D (Do = Fare). È la fase di attuazione, cioè il lavoro vero e proprio per arrivare alla meta stabilita.
- C (Check = Controllare). È la fase di monitoraggio e di controllo in riferimento al lavoro compiuto.
- A (Act = Azione). È la fase impiegata per adottare le azioni necessarie per migliorare o perfezionare il raggiungimento degli obiettivi.
Le fasi indicate possono essere applicate a tutti i processi di studio, in modo tale da garantire l’efficienza e il raggiungimento dei risultati in tutte le aree. Le fasi devono girare costantemente, tenendo sempre come punto di riferimento la qualità.
Oggi più che mai dobbiamo essere in grado di decidere qual è la direzione verso la quale vogliamo indirizzare il nostro studio professionale. Lamentarci senza almeno metterci in gioco è del tutto inutile. Abbiamo gli strumenti per provare a cambiare le cose ed è arrivato proprio il momento di girare pagina.
Annalisa Quarin – Centro Studi CGN
