A seguito di una verifica di cassa o di un controllo contabile eseguito in azienda, può accadere che il valore contabile della cassa iscritto in bilancio non coincida con l’effettiva giacenza o, addirittura, che il suo valore sia negativo. Perché ciò accade? E cosa fare in questi casi?
Il conto cassa è un conto che ha natura patrimoniale e il suo saldo non può che essere sempre positivo o nullo (pari a zero). Se il conto cassa presenta un saldo negativo (anche in un solo giorno dell’anno), ciò può essere dovuto solamente a errori di registrazione, a omissione di registrazione di incassi o ad altre irregolarità.
La sussistenza di un saldo negativo di cassa, oltre a presumere l’esistenza di ricavi non contabilizzati in misura almeno pari al disavanzo, implica che le voci di spesa sono di entità superiore a quella degli introiti registrati in contabilità. Di per sé, questo fatto costituisce una evidente anomalia contabile.
La Corte di Cassazione con le sentenze n. 27585 del 2008 e n. 24509 del 2009, nelle ipotesi di cassa negativa, aveva affermato che la chiusura in rosso di un conto di cassa si può spiegare solo con la presenza di altri ricavi non contabilizzati con conseguente omessa contabilizzazione di attività equivalente al disavanzo.
Del resto, come già detto prima, l’ipotesi di cassa negativa è una situazione contabile impossibile da verificarsi nella realtà, in quanto il saldo negativo di cassa sta a significare che dal conto cassa sono usciti più soldi di quanti ne sono entrati!
Perché allora possiamo trovarci con la cassa negativa? E come evitare l’insorgere di questo problema comune?
Se il saldo contabile del conto “cassa contanti” presenta un valore negativo evidentemente ci sono degli errori di registrazione contabile nel conto oppure una parte dei soldi entrati in cassa non è stata registrata nella contabilità.
Più in particolare, un saldo di cassa negativo potrebbe essere stato determinato, ad esempio, da uno o più dei seguenti errori contabili: registrazione di un corrispettivo non incassato (a credito), registrazione dell’incasso di un credito nel conto banca anziché nel conto cassa, registrazione di un pagamento ad un fornitore nel conto cassa anziché nel conto banca oppure mancata registrazione degli apporti del titolare o dei soci, per far fronte a temporanee esigenze di liquidità.
La sistemazione di queste situazioni di irregolarità si effettua con la registrazione delle scritture omesse o con la correzione degli errori commessi.
Al fine di ridurre al minimo i rischi di errore, può essere molto utile effettuare anche alcuni controlli preventivi periodici.
Tra i controlli preventivi da fare, ad esempio, è opportuno confrontare a fine giornata i corrispettivi registrati e il denaro e i valori incassati nello stesso giorno. Eventuali differenze (anche di importi non consistenti) possono sorgere in seguito ad arrotondamenti concessi dopo aver emesso lo scontrino (o la fattura) oppure da altri piccoli ammanchi di cassa (furti o perdite di denaro) erroneamente contabilizzati.
Il consiglio in questi casi, è quello di rilevare correttamente eventuali arrotondamenti o ammanchi di cassa, verificare prelevamenti e versamenti effettuati dal titolare o dai soci ed eliminare i sospesi di cassa.
Inoltre, nella corretta tenuta del conto cassa, occorre accertarsi sempre di rispettare le norme relative all’antiriciclaggio (decreto legislativo 231 del 21 novembre 2007 e s.m.) alle quali si rimanda.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
