In relazione alle soluzioni operative che il professionista dovrà mettere in atto al fine di evitare le sanzioni, parleremo brevemente della corretta tenuta del fascicolo della clientela. Naturalmente tale trattazione deve prima considerare la modalità e la tempistica di identificazione del cliente da parte del professionista.
Infatti quando viene richiesta una prestazione professionale, la identificazione del cliente è ormai una azione indispensabile sia esso persona fisica o soggetto diverso. Tale identificazione dovrà avvenire attraverso la richiesta di idoneo e valido documento di riconoscimento (carta di identità, passaporto, patente di guida, ed altri documenti indicati dalla normativa), non potrà essere effettuata per mezzo di dichiarazione sostitutiva. Utile precisare che in caso di soggetti diversi dalle persone fisiche, possono essere validi i certificati camerali e gli atti costitutivi, per mezzo dei quali dovrà poi essere anche individuato il titolare effettivo ai fini dell’adeguata verifica, di cui ci occuperemo successivamente.
Completata la identificazione del cliente, il professionista deve procedere alla registrazione dei dati entro il termine di giorni trenta, sia se utilizza la modalità cartacea che quella informatica.
Il decreto correttivo del decreto prevede che il termine di trenta giorni decorre:
- dall’accettazione dell’incarico professionale;
- dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni;
- dal termine della prestazione professionale.
Sebbene la disposizione, lascia apparentemente al professionista la possibilità discrezionale di scegliere il momento più opportuno per effettuare la registrazione e sembra sollevarlo dal pericolo di essere sanzionato in sede di controllo, visto che il professionista potrebbe utilizzare il criterio di ultimazione della prestazione. Tuttavia appare ragionevole affermare che tale disposizione si riferisca solamente agli incarichi di breve durata. Pertanto per gli incarichi durevoli, si ritiene che il termine decorra dal momento del conferimento dell’incarico da parte del cliente.
La procedura di registrazione potrà essere effettuata o sul registro cartaceo, che è utile ricordare deve essere non a fogli mobili, dovrà essere siglato preventivamente in ogni pagina a cura del professionista, e recherà in calce da dicitura “il presente registro di compone di n. … pagine numerate dalla n. 01 alla n. …”, o con l’ausilio di un software che prevede di fatto la registrazione dei dati ed una fase di archiviazione, poiché la relativa stampa potrà essere effettuata su richiesta della GdF.
Ultimata la fase di registrazione, e rinviando la trattazione della adeguata verifica, il professionista dovrà istituire il fascicolo del cliente ai sensi dell’art. 36, con la possibilità di utilizzare la forma cartacea o informatica. L’utilizzo della modalità informatica, impone al professionista di scansionare i file in formato pdf, apporre la firma digitale solo per alcuni documenti, e apporre ove necessario la marcatura temporale al fine di dare data certa al documento. La scelta della modalità risulta ininfluente in relazione al contenuto che viene di seguito indicato:
Secondo quanto precisato dalla Linee Guida del CNDCEC, il fascicolo dovrà quindi contenere:
- fotocopia del documento di riconoscimento valido alla data dell’identificazione (il documento va aggiornato solo in caso di variazioni sostanziali, es. decreto per modifica del cognome o del nome);
- fotocopia codice fiscale;
- fotocopia Partita IVA (per i titolari di Partita IVA);
- visura camerale (consigliata per le ditte individuali, obbligatoria per i soggetti diversi da persona fisica, per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza);
- documentazione che attesta la possibilità di applicare gli obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata;
- eventuale attestazione ex art. 30 (rilasciata al professionista da uno dei soggetti elencati dalla norma nel caso di assenza fisica del cliente, c.d. identificazione a distanza);
- copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell’incarico, é sempre consigliabile l’accettazione scritta);
- dichiarazione, da parte del cliente, sul titolare effettivo dell’operazione (ai sensi dell’art. 19 il professionista deve identificare e verificare l’identità del cliente e del titolare effettivo dell’operazione; ai sensi dell’art.21 il cliente deve dichiarare al professionista i dati del soggettotitolare dell’operazione);
- eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo;
- dichiarazione, da parte del cliente, sullo scopo e sull’oggetto dell’attività o dell’operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale;
- se necessario, dichiarazione, da parte del cliente, sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o istaurare l’attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, sulla provenienza dei capitali necessari;
- documenti delle prestazioni professionali svolte;
- eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell’operazione rispetto all’attività svolta dal cliente e su eventuali comportamenti anomali del cliente;
- documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell’operazione;
- eventuale risultato della verifica in merito all’inserimento del cliente nella c.d. “black list”;
- eventuale documentazione, preferibilmente firmata dal cliente, comprovante lo svolgimento di attività di consulenza pre-contezioso;
- ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio.
Il contenuto del fascicolo, non solo dovrà essere esibito in caso di verifica, ma dovrà essere conservato per dieci anni dalla ultimazione della prestazione.
Maurizio Tollini – Centro Studi CGN
