Capita sovente nella prassi dell’attività dei Commercialisti ed Esperti contabili, che nuovi adempimenti la cui entrata in vigore è pressoché inaspettata e immediata, vengano affrontati senza avere il tempo di vagliare opportunamente la migliore soluzione per le esigenze del proprio studio.
L’ovvia conseguenza è che a distanza di tempo, e dopo essersi resi conto dell’effettiva portata delle disposizioni legislative e necessità di studio, ci si ritrova a rimeditare il tutto e, a volte, a decidere di ricominciare tutto daccapo!
A questa casistica non fa certo eccezione la tenuta del “ Registro della clientela ai fini dell’antiriciclaggio “le cui modalità sono contenute nel Capo II (Obblighi di registrazione) del Titolo II, del noto D. Lgs. n. 231/2007.
Per i Professionisti elencati nell’art. 12 (tra cui appunto i Commercialisti e gli Esperti contabili) e per i Revisori contabili di cui all’art. 13 comma 1 lett. b), l’assolvimento della registrazione delle informazioni acquisite nell’ambito dell’adeguata verifica della clientela, è contemplato dall’art. 38 e può avvenire istituendo:
- un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti elettronici, oppure
- il Registro (cartaceo) della Clientela a fini antiriciclaggio.
Ecco, quindi, che le situazioni che più frequentemente si possono verificare ogni qual volta si decida di intervenire sulla modalità di tenuta delle registrazioni predette , sono relative al riporto dei dati dal supporto cartaceo all’archivio informatico oppure da un archivio informatico ad un altro.
In questi casi soccorrono due risposte ufficiali fornite dal MEF in occasione della teleconferenza Italia Oggi “Il dottore commercialista e la normativa antiriciclaggio” del 20 maggio 2010, che sgombrano il campo da possibili incertezze che s’incontrano sul piano operativo e che si è ritenuto utile riportare in forma schematizzata.
D. Un professionista ha attivato un archivio cartaceo e a un certo punto decide di passare all’archivio informatico.
Che cosa deve fare?
A) conservare il cartaceo e fissare una data di passaggio per cui tutte le registrazioni precedenti sono sul cartaceo e tutte quelle successive sono sull’informatico ;
B) riversare tutto il cartaceo nell’informatico ;
C) reinserire nel software , al fine di gestire eventuali future modifiche , soltanto le prestazioni “in corso” (es. tenuta contabilità) alla data di passaggio dal cartaceo all’informatico?
R. Nell’ipotesi prospettata il professionista è tenuto :
- a conservare il cartaceo (per eventuali consultazioni, ricerche, verifiche) ;
- fissare una data di passaggio per cui tutte le registrazioni precedenti sono sul cartaceo e tutte quelle successive sono nell’archivio informatico ;
- reinserire in quest’ultimo, al fine di gestire eventuali future modifiche, soltanto le prestazioni “in corso” (es. tenuta contabilità) alla data di passaggio dal cartaceo all’informatico.
D. Un professionista ha attivato l’archivio informatico utilizzando un software, che decide di
cambiare. In tal caso dovrà:
A) conservare il vecchio software per eventuali consultazioni, ricerche, verifiche, ecc. e fissare una data di passaggio per cui tutte le registrazioni precedenti sono su un software e tutte quelle successive sul nuovo software;
B) riversare tutto l’archivio nel nuovo software ;
C) con riferimento ai clienti e agli incarichi conferiti prima del cambio software , reinserire nel nuovo software, al fine di gestire eventuali future modifiche, soltanto le prestazioni “in corso” (es. tenuta contabilità ) alla data di cambio?
R. Nell’ipotesi prospettata il professionista è tenuto :
- a conservare il vecchio software per eventuali consultazioni, ricerche, verifiche , ecc. ;
- fissare una data di passaggio per cui tutte le registrazioni precedenti sono su un software e tutte quelle successive sul nuovo software ;
- reinserire nel nuovo software , al fine di gestire eventuali future modifiche, soltanto le prestazioni “in corso” (es. tenuta contabilità) alla data di cambio.
A questo punto non c’è che augurarvi, buon lavoro!
Giuseppina Spanò
