Ogni impresa deve iscrivere nel Registro delle Imprese un indirizzo PEC unico ed esclusivo. Spesso accade, però, che venga comunicato l’indirizzo PEC di un’altra impresa o del professionista che ha predisposto la pratica. Vediamo quali sono i provvedimenti e le sanzioni in caso di violazione delle disposizioni normative.
L’iscrizione nel Registro delle Imprese dell’indirizzo di posta elettronica certificata è legittimamente attuata solo se l’impresa risulta essere l’esclusiva titolare dell’indirizzo PEC comunicato, in quanto costituisce il requisito indispensabile per garantire la validità delle comunicazioni e delle notificazioni effettuate con modalità telematiche. Le imprese sono infatti chiamate a dotarsi di una PEC propria riconducibile univocamente ad una sola impresa, come è stato chiarito dalla Circolare n. 77684/2014 del Ministero dello Sviluppo Economico, in cui è stato affermato che “considerato quanto previsto dall’art. 16, cc. 6 e 6-bis del DL 185/08, e dall’art. 5, cc. 1 e 2, del DL 179/2012”, si ritiene che “nel caso si rilevi, d’ufficio o su segnalazione di terzi, l’iscrizione di un indirizzo PEC, di cui sia titolare una determinata impresa, sulla posizione di un’altra (o di più altre) – ovvero, comunque, l’iscrizione sulla posizione di un’impresa di un indirizzo PEC che non sia proprio della stessa – dovrà avviarsi la procedura di cancellazione del dato in questione ai sensi dell’art. 2191 c.c., previa intimazione, all’impresa interessata (o alle imprese interessate), a sostituire l’indirizzo registrato con un indirizzo di PEC proprio”.
Nella stessa circolare è anche precisato, come lo stesso Ministero aveva già avuto occasione di chiarire con nota n. 120610 del 16/07/2013, all. 1, che le precedenti indicazioni operative fornite in passato, secondo cui era possibile, per le imprese, indicare l’indirizzo di PEC di un terzo, sono da ritenersi ormai superate alla luce della successiva evoluzione normativa, risultando in modo chiaro “che per ogni impresa debba essere iscritto, nel Registro delle Imprese, un indirizzo di PEC alla stessa esclusivamente riconducibile”.
È lo stesso Ufficio del Registro delle Imprese a verificare che l’indirizzo non sia stato assegnato ad un’altra impresa. I controlli riguardano anche la validità della casella PEC: l’Ufficio, infatti, provvede a verificare (ogni due anni) che le caselle PEC siano attive, e nel caso di inattività o nel caso in cui la PEC non sia riconducibile in modo univoco ad un’impresa, invita la stessa a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo PEC entro un congruo termine indicato nella comunicazione stessa (termine non superiore a 10 giorni). Decorso tale termine senza nuova comunicazione, l’indirizzo PEC viene cancellato anche dai pubblici elenchi previa comunicazione alle autorità competenti (art. 2191 c.c.).
Se l’Ufficio del Registro delle Imprese riceve una comunicazione da parte di un’impresa sulla cui posizione non risulta iscritto alcun indirizzo di posta elettronica certificata, anche a seguito di cancellazione d’ufficio, lo stesso provvede a sospendere la pratica per 45 giorni (art. 5, co. 2, secondo periodo, D.LGS. 179 del 2012) al fine di consentire l’integrazione dell’istanza con la comunicazione di un indirizzo PEC proprio e corrispondente ad una casella attiva. L’omessa comunicazione entro i suddetti termini comporta il rigetto dell’istanza, che si intende come non presentata, con conseguente applicazione delle sanzioni amministrative pecuniarie di cui all’art. 2194 c.c.. Tale omessa comunicazione determina inoltre l’apertura del procedimento per l’iscrizione d’ufficio ai sensi dell’art. 2190 c.c., dell’atto o della notizia oggetto dell’istanza considerata come non presentata. La mancata comunicazione della PEC entro tali termini costituisce, infatti, omessa comunicazione di atti e notizie al Registro delle Imprese e comporta il rigetto dell’istanza con l’applicazione delle sanzioni di cui sopra.
L’eventuale cancellazione della PEC sulla propria posizione avrà delle ripercussioni sul rapporto tra il Registro delle Imprese e l’impresa stessa. Si ricorda, infatti, che l’indirizzo PEC iscritto nel Registro delle Imprese ha carattere di ufficialità nel rapporto con i terzi e che lo stesso costituisce il sistema di collegamento preferenziale o esclusivo della Pubblica Amministrazione, compresa l’Autorità Giudiziaria e l’Amministrazione Finanziaria.
