Grazie alla previsione contenuta nell’art.2479 del codice civile, l’approvazione del bilancio d’esercizio di una SRL può avvenire senza la riunione fisica dei soci. Chiariamo meglio in quale altra forma possono essere adottate le decisioni dei soci riguardo all’approvazione del bilancio d’esercizio.
Come è noto, nelle SRL l’approvazione del bilancio di un esercizio sociale è riservata alla competenza dei soci.
Le decisioni dei soci delle SRL sono contemplate nell’art. 2479 del codice civile che:
- al terzo comma recita: “L’atto costitutivo può prevedere che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto. In tal caso dai documenti sottoscritti dai soci devono risultare con chiarezza l’argomento oggetto della decisione e il consenso alla stessa”;
- al quarto comma invece dispone che:
- qualora nell’atto costitutivo non vi sia la previsione di cui al terzo comma
- qualora si debba modificare l’atto costitutivo
- qualora si debba decidere di compiere operazioni che comportino una sostanziale modifica dell’oggetto sociale o una rilevante modificazione dei diritti dei soci
- nel caso di perdite, se entro l’esercizio successivo queste ultime non risultano diminuite a meno di 1/3
- quando lo richiedano uno o più amministratori o un numero di soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale
le decisioni dei soci devono essere adottate mediante deliberazione assembleare ai sensi dell’articolo 2479-bis.
Come si rileva dalla struttura dell’art. 2479 del codice civile, la procedura di approvazione del bilancio d’esercizio delle SRL col metodo della consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto dai soci, è contemplato in via prioritaria rispetto alla classica riunione in forma assembleare.
È indispensabile però che la possibilità offerta dal terzo comma dell’art. 2479 c.c. sia prevista nell’atto costitutivo, altrimenti essa non sarà applicabile e quindi, per approvare il bilancio, si dovrà procedere con la classica forma della riunione in assemblea.
La decisione sul metodo è adottata dall’Organo Amministrativo.
Relativamente alle modalità adottabili, l’atto costitutivo potrebbe prevedere che:
1) nel caso si opti per il sistema della consultazione scritta dovrà essere redatto apposito documento scritto, dal quale dovrà risultare con chiarezza:
- l’argomento oggetto della decisione;
- il contenuto e le risultanze della decisione e le eventuali autorizzazioni alla stessa conseguenti;
- l’indicazione dei soci consenzienti;
- l’indicazione dei soci contrari o astenuti e, su richiesta degli stessi, l’indicazione del motivo della loro contrarietà o astensione;
- la sottoscrizione di tutti i soci, sia consenzienti che astenuti, che contrari.
2) nel caso in cui, più semplicemente, si opti per il sistema del consenso espresso per iscritto dovrà essere redatto apposito documento scritto dal quale dovrà risultare con chiarezza:
- l’argomento oggetto della decisione;
- il contenuto e le risultanze della decisione e le eventuali autorizzazioni alla stessa conseguenti.
Copia di tale documento dovrà essere trasmessa a tutti i soci i quali, entro per es. i 5 giorni lavorativi successivi, dovranno trasmettere alla società apposita dichiarazione, scritta in calce alla copia del documento ricevuta, nella quale dovranno esprimere il proprio voto favorevole o contrario ovvero l’astensione, indicando, se ritenuto opportuno, il motivo della loro contrarietà o astensione.
Ancora è opportuno prevedere:
- se la mancanza di dichiarazione dei soci entro il termine previsto equivale a voto favorevole oppure contrario;
- che le trasmissioni dei documenti potranno avvenire con qualsiasi mezzo e/o sistema di comunicazione che consenta un riscontro della spedizione e del ricevimento, compresi la consegna a mano, il fax e la posta elettronica;
- che le decisioni si reputano validamente adottate qualora, entro un termine stabilito, pervengano alla società le dichiarazioni di approvazione di tanti soci che rappresentino una certa percentuale del capitale sociale.
Infine, spetta all’organo amministrativo comunicare i risultati delle consultazioni e dei consensi espressi per iscritto, indicando la data di formazione delle relative decisioni e dichiarando che provvederà ad eseguire la deliberazione presa dai soci. Il documento riepilogativo di queste informazioni sarà depositato al Registro delle Imprese.
Ecco qui un facsimile di come si può realizzare la procedura di approvazione del bilancio con il consenso espresso per iscritto.
Dott. Rag. Giuseppina Spanò – Palermo
