Come ogni anno, da aprile prende il via la campagna di deposito dei bilanci presso il Registro delle Imprese, per tutti i soggetti obbligati che chiudono l’esercizio al 31 dicembre. La pratica di deposito dovrà contenere lo Stato Patrimoniale, il Conto Economico e la Nota Integrativa in formato xbrl sulla base della tassonomia vigente, e tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio (come ad esempio la Relazione sulla Gestione, la Relazione del Collegio sindacale e il Verbale di approvazione dell’Assemblea) in formato PDF/A.
La domanda di deposito bilancio deve essere firmata digitalmente da uno dei seguenti soggetti:
- Amministratore o liquidatore della società;
- Professionista incaricato, PRF – iscritto all’Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, il quale dovrà dichiarare nel modello XX Note della pratica: “Il sottoscritto Dr/Rag … iscritto all’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di … al n … , dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante dell’impresa all’assolvimento del presente adempimento”;
- Delegato, a cui sia stato conferito incarico tramite procura speciale sottoscritta in forma autografa dall’amministratore o dal liquidatore della società, accompagnata dal documento di identità dello stesso amministratore/liquidatore. La procura e il documento di identità vanno allegati al modello RP della pratica di deposito in formato PDF/A. Si raccomanda di verificare se questa terza modalità di firma è accettata dalla Camera di Commercio destinataria del deposito (ad esempio la CCIAA di Napoli non accetta le istanze inviate con la cosiddetta “procura speciale”, ma solo quelle sottoscritte digitalmente da un amministratore o da un professionista iscritto all’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili).
A seconda del soggetto firmatario della pratica si può rendere necessario l’inserimento, in calce ai documenti di bilancio, delle diciture di conformità pena il rigetto della pratica di deposito.
In particolare se il bilancio xbrl è sottoscritto digitalmente:
- da un amministratore/liquidatore della società non è necessario l’inserimento di alcuna dichiarazione di conformità;
- dal professionista incaricato bisogna inserire in calce al bilancio in formato xbrl la seguente dichiarazione: “Il/la sottoscritto/a (Nome Cognome), ai sensi dell’art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società”;
- soggetto delegato, come già detto, bisogna verificare preventivamente se la Camera di Commercio destinataria ammette tale modalità di sottoscrizione.
Per gli altri documenti allegati nel formato PDF/A, quali ad esempio il verbale di approvazione, se sono firmati digitalmente:
- da parte del professionista incaricato dovrà essere apposta la dicitura: “Il/la sottoscritto/a (Nome Cognome), ai sensi dell’art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società”;
- da parte di un soggetto delegato o dall’amministratore/liquidatore è necessario apporre su ciascun documento la seguente dicitura: “Il/La sottoscritto/a (Cognome Nome), nato a (Luogo) il (data) dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014″;
- da parte degli originali sottoscrittori non occorre alcuna dichiarazione di conformità.
Le diciture di conformità vanno quindi inserite quando a firmare digitalmente i documenti allegati alla pratica di deposito bilancio è un soggetto diverso da chi ha formato l’atto e attestano quindi che i documenti depositati sono conformi agli originali conservati agli atti della società. Nel caso in cui non vengano inserite tali diciture o vengano riportate in modo non corretto, la Camera di Commercio richiederà la correzione della pratica, chiedendo la sostituzione degli allegati in Telemaco o predisponendo il reinvio della pratica stessa.
Raccomandiamo pertanto di fare molta attenzione nell’inserimento delle diciture di conformità, in quanto è stata riscontrata una grande discrezionalità da parte delle varie CCIAA su questa tematica. Le indicazioni di cui sopra possono essere considerate un inquadramento generale, ma si consiglia vivamente di controllare sul sito della Camera di Commercio di competenza eventuali specifiche richieste.
Jessica Martinuzzi – Centro Studi CGN
