Negli studi professionali si moltiplicano le verifiche ai fini dell’antiriciclaggio.
I professionisti, ed in particolare i Commercialisti, devono prestare particolare attenzione agli adempimenti previsti dalla normativa vigente, sia per quello che riguarda le modalità di acquisizione di tutti gli elementi richiesti, sia su cosa è necessario esibire alla Guardia di Finanza in caso di accesso presso lo studio.
Cerchiamo quindi di analizzare questo delicato argomento, ricordando che le verifiche possono riguardare il cliente dello studio, per segnalazioni effettuate da altri soggetti (banche, poste, ecc.), o controlli che possono invece riguardare proprio lo studio del professionista, per verificare la corretta tenuta dei registri e l’espletamento di quanto prevede la norma in materia di identificazione e adeguata verifica.
Prima di approfondire l’argomento, è importante ricordare cha la tenuta del registro previsto dal D.Lgs. 21/11/2007 n. 231, può essere manuale o informatica.
In caso di registro manuale, lo stesso dovrà essere esibito unitamente alla schede di adeguata verifica e al fascicolo della clientela.
Ricordiamo che il registro, dovrà esser, numerato in ogni pagina con la sigla del professionista e tenuto secondo le regole previste per tutti i registri obbligatori, cioè senza abrasioni, cancellazioni ecc.
Naturalmente il registro manuale obbliga il professionista ad una maggiore attenzione, per evitare di effettuare operazioni che non rispettino quanto previsto dalla normativa, che ricordiamo indica in trenta giorni il termine per effettuare le annotazioni nel registro.
Diversa impostazione è prevista per il registro informatico; infatti i dati dovranno essere archiviati tramite la procedura software e solo in caso di richiesta dei verificatori, si procederà alla stampa del registro, delle schede di adeguata verifica, delle schede anagrafiche.
Particolare attenzione bisogna dedicare al fascicolo del cliente, ricordando che dovrà contenere tra l’altro il documento di riconoscimento, il codice fiscale, le varie attestazioni, il mandato, e quant’altro previsto dalla normativa, nonché essere costantemente aggiornato.
Per esso valgono le stesse considerazioni fatte per il registro, poiché se tenuto in forma manuale dovrà essere semplicemente esibito, mentre se tenuto in forma elettronica, si dovrà provvedere alla stampa.
Utile ricordare che, se il professionista ha scelto di utilizzare la modalità di archiviazione informatica, dovrà non solo firmare digitalmente il file archiviato, ma dovrà anche preoccuparsi di analizzare il documento e, ove necessario, apporvi la marca temporale per dare data certa.
La normativa ha precisato che qualsiasi tipo di documento relativo al fascicolo del cliente può essere archiviato in formato elettronico con apposizione della firma del professionista detentore, rendendo di fatto valido il documento di qualsiasi tipo.
Il professionista è libero di utilizzare sia la modalità cartacea sia informatica, ma appare chiara la grande differenza tra i due sistemi.
Infatti con l’utilizzo del software il professionista non è obbligato ad effettuare alcuna stampa se non in caso di verifica; può inoltre procedere ad archiviazioni massive entro i 30 giorni previsti dalla normativa, può effettuare controlli e verifiche varie.
Alcune procedure prevedono degli ulteriori automatismi, quali l’importazione delle anagrafiche in caso di gestione del software da parte di più professionisti, l’importazione del tipo di prestazione, nonché i controlli su eventuali archiviazioni in scadenza, evitando di fatto gravi errori.
