Tra i presidi antiriciclaggio spicca l’obbligo per i professionisti destinatari della normativa di conservare i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. In questo articolo ripercorriamo gli aspetti essenziali da osservare in materia di conservazione dei documenti che formano il fascicolo del cliente.
Il complesso dei documenti da conservare deve rendere possibile la ricostruzione univoca dei seguenti elementi:
- la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
- i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore;
- informazioni sullo scopo, sulla natura del rapporto della prestazione;
- data importo e causale dell’operazione;
- mezzi di pagamento utilizzati.
Circa le modalità di conservazione, l’art. 32 co. 1 del D.Lgs. 231/2007 dispone che: “I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali (DLgs. 196/2003) nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità del decreto”.
In maniera specifica le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati.
Le modalità di conservazione devono garantire:
- l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di cui all’art. 21 co. 4 lett. a);
- la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data;
- l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
- la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi (art. 32 co. 2 del D.Lgs. 231/2007).
L’assolvimento degli obblighi di conservazione può essere attuato:
- con sistemi di natura elettronica che garantiscono l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione. Tali sistemi guidano l’operatore nell’inserimento dei dati e delle informazioni utili dando la possibilità di storicizzare automaticamente ogni variazione intervenuta e avvisando periodicamente il professionista circa i documenti in scadenza che richiedono interventi di aggiornamento;
- con modalità cartacea che viene ritenuta ammissibile anche con la nuova disciplina, posto che la Relazione illustrativa al D.Lgs. 90/2017 evidenzia l’eliminazione dalla fonte di rango primario di tutti i riferimenti agli obblighi di registrazione con specifiche modalità tecniche “a vantaggio di norme più snelle …”.
In attesa delle regole tecniche che dovranno essere predisposte da parte degli Organismi di autoregolamentazione (ex art. 11 co. 2 del DLgs. 231/2007) e che conterranno le indicazioni operative sulle regole da applicare in materia di documenti, si ritiene utile istruire il fascicolo della clientela con i seguenti documenti come già segnalato nel documento del CNDCEC “Antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007): manuale delle procedure per gli studi professionali” del 17.12.2015:
- Copia del documento di riconoscimento
- Fotocopia codice fiscale
- Fotocopia partita IVA
- Visura camerale
- Verbale Cda di nomina
- Scheda di valutazione del rischio
- Eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per l’individuazione del titolare effettivo
- Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati o rafforzati di adeguata verifica della clientela
- Eventuale attestazione per l’esecuzione dell’obbligo di adeguata verifica da parte di terzi
- Copia del mandato professionale
- Dichiarazione da parte del cliente:
- sul titolare effettivo dell’operazione;
- sullo scopo e sulla natura dell’attività o dell’operazione per la quale è richiesta la prestazione professionale;
- sui mezzi economici e finanziari per attuare l’operazione o instaurare l’attività.
- Scheda per l’adeguata verifica della clientela
- Valutazione del rischio
- Scheda per il controllo periodico sul rispetto delle limitazioni all’utilizzo del denaro contante
- Documenti delle prestazioni professionali svolte
- Documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell’operazione
- Ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio
I documenti, i dati e le informazioni acquisiti devono essere conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN
