A pochi giorni dalla scadenza prevista il 29 novembre 2011, Il Ministero dello Sviluppo Economico con lettera circolare n. 224402 del 25 novembre scorso ha diffuso importanti chiarimenti ad integrazione della precedente circolare n. 3645/C del 3 novembre 2011 sull’obbligo per le società di comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle imprese (art. 16, comma 6, del DL 185/2008 (conv. in L. 2/2009).
Nella lettera circolare il Ministero rileva le difficoltà da parte dei gestori del sistema PEC di “non riuscire a far fronte alle richieste” di nuovi indirizzi PEC per via del fatto che negli ultimi giorni, come prevedibile, le richieste sono state numerosissime in quanto i soggetti obbligati hanno rimandato fino all’ultimo l’adempimento. Il Ministero prende atto della situazione e “suggerisce” alle Camere di Commercio, così si legge nella lettera circolare in commento, di ritenere come “corretto adempimento” anche quello tardivo.
Troppo grande, insomma, la mole di richieste da parte delle società nell’imminenza del termine, che ha provocato l’ingolfamento del sistema con la conseguenza di rendere impossibile per i gestori PEC il rilascio a tutte le società medesime della casella certificata nei tempi sanciti dalla normativa.
Il Ministero riconosce che si tratta di una situazione di oggettiva difficoltà, generalizzata e comunque transitoria, che dovrebbe persistere almeno fino “all’inizio del nuovo anno”.
La giustificazione legale di tale “proroga” (non è una proroga ma è come se lo fosse), è argomentata dal Ministero dalla mancanza dell’elemento soggettivo, quindi dolo o colpa, in capo ai soggetti obbligati per l’applicazione della sanzione amministrativa (art. 3 della L. 689/81). Pertanto, al fine di evitare contenziosi presumibilmente di esito negativo, il Ministero rileva l’“opportunità” per le Camere di Commercio di astenersi dall’applicazione delle sanzioni previste.
A proposito delle sanzioni, la circolare n. 3645/C-2011 prevede l’applicazione del seguente regime:
- sanzione pecuniaria amministrativa prevista dall’art. 2630 c.c. per l’“omessa esecuzione di denunce, comunicazioni e depositi” al Registro delle imprese, in capo al legale rappresentante dell’impresa stessa. Si segnala che recentemente l’ammontare delle sanzioni è stato dimezzato dal comma 5 dell’art. 9 della L. 11 novembre 2011 n. 180, recante “Norme per la tutela della libertà d`impresa. Statuto delle imprese”: si passa, infatti, dagli importi di 206 e di 2065 euro a 103 e 1.032 euro.
- Nel caso in cui la comunicazione avvenga nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria viene ridotta a un terzo.
- È ammesso il pagamento di una somma in misura ridotta pari alla terza parte del massimo della sanzione prevista per la violazione commessa, o, se più favorevole, al doppio del minimo della sanzione edittale, oltre alle spese del procedimento, entro il termine di sessanta giorni dalla contestazione immediata o, se questa non vi è stata, dalla notificazione degli estremi della violazione.
È anche il caso di riportare, in sintesi, alcune importanti precisazioni ministeriali in merito alla comunicazione della PEC pubblicate negli ultimi giorni:
- due società (una S.r.l. e una S.n.c.) aventi i soci in comune, possono comunicare il medesimo indirizzo di posta elettronica certificata per entrambe (Parere n. 217126 del 16 novembre 2011);
- uno studio professionale anziché consigliare l’acquisto di una casella PEC ad ogni società cliente, può indicare l’indirizzo di posta certificata dello Studio, senza conseguenze sanzionatorie in capo ai legali rappresentanti delle società in questione (Parere n. 217140 del 16 novembre 2011);
- un’associazione, tenuto conto del vincolo associativo esistente tra le società e l’associazione stessa, può comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata per le società associate (Parere 217149 del 16 novembre 2011);
- per due società facenti capo al medesimo organo amministrativo può essere comunicato un unico indirizzo di PEC (Parere n. 223137 del 24 novembre 2011);
Tali indicazioni, si aggiungono a quelle rese lo scorso 24 novembre 2011 con il parere n. 223761 dello stesso Ministero sulle società soggette a procedure concorsuali.
Secondo il Ministero, le società in stato di fallimento non rientrano tra i soggetti obbligati alla comunicazione dell’indirizzo PEC.
È facoltà del curatore fallimentare, però, iscrivere l’indirizzo PEC, rilasciato alla società o il proprio, al Registro delle imprese.
Tale parere è arrivato in concomitanza con una nota del CNDCEC resa in stessa data, nella quale è stato precisato che, ove si fossero ritenute soggette all’adempimento della comunicazione PEC le società dichiarate fallite, l’obbligo avrebbe riguardato il rappresentante legale dell’impresa della società (e non il curatore).
In caso di concordato, il Ministero fa una distinzione.
Nei concordati preventivi, nella fase precedente l’omologa e in quelli non liquidatori o “in prosecuzione dell’attività”, la comunicazione della PEC spetta al rappresentante legale della società, anche con indicazione di un autonomo indirizzo PEC.
Nel caso di concordati liquidatori nella fase successiva all’omologa, l’obbligo di comunicazione passa al liquidatore, che può indicare anche la propria casella PEC.
