Il DPCM dell’11 marzo 2020, per far fronte all’attuale emergenza sanitaria del Covid-19, impone ai cittadini di limitare al massimo gli spostamenti e attuare modalità di lavoro agile per quelle attività che possono essere svolte a distanza. La naturale conseguenza di queste limitazioni è che anche i professionisti devono imparare un nuovo modo di lavorare. Come organizzare le attività dello studio professionale digitale? Come devono muoversi i professionisti che per la prima volta sperimentano il lavoro agile (smart working)?
La prima cosa da fare è l’organizzazione degli spazi. E quando parlo di spazio, mi riferisco allo spazio fisico e a quello virtuale. Avere a disposizione una stanza ben illuminata e silenziosa, una scrivania libera dal disordine ed una comoda sedia aiuta ad aumentare la produttività e a rimanere concentrati.
Altrettanto importante è l’organizzazione del proprio spazio virtuale, in particolare per chi lavora col “PC di casa”. Partiamo dal desktop. Quando si lavora al PC è necessario avere sempre tutto a portata di mouse in modo da non perdere tempo a cercare i file e i documenti che devono essere elaborati. Un utile consiglio per organizzare al meglio il proprio desktop è quello di creare (e rispettare sempre) una o più regole per la disposizione di file e cartelle.
Si può decidere, ad esempio, di organizzare file e cartelle su cui si sta lavorando con modalità differenti: per progetto, per cliente o per ordine cronologico. Ma una volta scelta la regola è importante seguirla sempre. Ciò è utile al fine di sincronizzare facilmente i file e le cartelle se si usano dispositivi diversi tra casa e studio.
Per quanto riguarda la condivisione di documenti con i colleghi di lavoro o con i clienti, si possono utilizzare i servizi di filesharing o cloud storage, che consentono di avere a disposizione uno spazio on line accessibile solo alle persone autorizzate, in cui poter archiviare e condividere i propri documenti elettronici. La cosa interessante di questo tipo di servizi è quella di poter lavorare ai propri documenti anche quando non sei connesso a internet e condividerli solamente con le persone desiderate.
I servizi di filesharing sono fruibili dagli utenti del web in modo gratuito, anche se per accedere alle funzionalità avanzate o per avere uno spazio di archiviazione maggiore è consigliabile acquistare un servizio a pagamento. I servizi di filesharing o cloud storage maggiormente apprezzati e usati dalla gran parte di utenti sono: Google Drive, Dropbox, OneDrive (Microsoft), ICloud, Iperius, Box, Datto.
Ma è sicuro mettere i propri dati in rete? Quello della sicurezza e della privacy dei dati è uno dei problemi con cui i professionisti devono confrontarsi ogni giorno. La scelta di uno dei servizi di cloud storage di cui sopra deve essere fatta nella consapevolezza che la piattaforma sia sempre accessibile, affidabile, sicura e in linea con le normative in materia di privacy.
La quasi totalità dei servizi di cloud storage offrono già una protezione dei dati attraverso un sistema di cifratura ad hoc, ma nulla ti vieta di proteggere i tuoi dati (file o cartelle) con una password o con sistema di crittografia con una chiave che solo tu e la persona con cui vuoi condividere il documento elettronico conosce. Esistono diverse applicazioni che girano sia in ambiente Windows, MacOS e Linux che ti consentono di proteggere file e cartelle: AxCrypt, Veracrypt, FolderLock, SecureIT. Ma l’elenco potrebbe continuare ancora.
Se non ti fidi affatto di chi ti offre il servizio, puoi pensare ad una soluzione “private cloud”. Puoi dotare il tuo studio professionale digitale di un cloud privato accessibile solo ai colleghi e ai clienti, in modo che possa essere utilizzato solamente dagli utenti interni (colleghi e collaboratori) ed esterni (clienti). In tal caso è sufficiente acquistare un dispositivo NAS e, con l’aiuto di un tecnico esperto, configurarlo in maniera corretta attribuendo permessi e priorità per l’accesso alle varie cartelle.
Un NAS (Network Attached Storage) è un dispositivo collegato alla rete la cui funzione è quella di consentire l’accesso ad uno o più dischi rigidi contenenti i documenti elettronici che vuoi condividere con la tua rete o con l’esterno. In questo modo puoi accedere e condividere i tuoi file ovunque tu sia e con chi vuoi.
Basta solo questo per organizzare le attività dello studio digitale? Ovviamente no. Questo è solamente uno dei diversi aspetti che lo smart working comporta. Ci sono poi videochiamate da organizzare, to do list da gestire, email da inviare e progetti da coordinare, coinvolgendo anche chi collabora a distanza. E per ognuna di queste cose, ci sono strumenti che puoi utilizzare e che ti possono semplificare il lavoro. Ma di queste ne parleremo in uno dei prossimi articoli.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
