Anche tu come me, stai lavorando in modalità smart working e hai necessità di organizzare e gestire progetti e adempimenti con i colleghi o collaboratori a distanza? Niente paura, la tecnologia ci viene in soccorso.
Negli ultimi anni si sono sviluppate diverse piattaforme che consentono la gestione di progetti on line e permettono alle persone che collaborano insieme di monitorare lo stato di avanzamento del lavoro e di ottimizzare risorse e tempi aumentando la produttività. Trello è una di queste piattaforme!
Trello è un servizio on line che ti consente di organizzare e gestire progetti tramite una comoda interfaccia a bacheche (board) che puoi condividere con altre persone con qualunque dispositivo. Trello infatti può essere utilizzato da PC, tablet e smartphone sia tramite web che tramite l’apposita app.
Le bacheche Trello sono ottime per rappresentare gruppi o categorie di progetti e consentono in modo abbastanza semplice di organizzare le informazioni. Le bacheche di Trello consentono alle persone che collaborano allo stesso progetto di essere informati sullo stato di avanzamento del lavoro e su “chi sta facendo cosa”.
Con Trello puoi personalizzare le tue bacheche e invitare colleghi e/o collaboratori per condividere le stesse informazioni e collaborare ad un progetto o a un adempimento da portare a termine (vedi foto qui sotto).
Ogni scheda (task) che viene creata con Trello contiene una descrizione dell’attività, una sezione per i commenti, la possibilità di aggiungere un’etichetta, una scadenza, un allegato, una copertina e la possibilità di aggiungere membri che partecipano alla stessa attività (vedi foto qui sotto).
Nel momento in cui inviti un utente a collaborare ad un progetto, egli riceverà una mail che contiene un link per unirsi al tuo team e, dopo aver creato un account Trello, potrà anch’egli modificare le attività della bacheca condivisa.
Grazie alla funzione Power-up, Trello consente di aggiungere l’estensione più adatta alle tue necessità per potenziarne l’uso. È possibile infatti ampliare il tuo ambiente lavorativo aggiungendo a Trello altre app e servizi come Dropbox, Drive, OneDrive, Evernote, Slack, Salesforce.
Come può un piccolo studio professionale o una piccola azienda utilizzare Trello per la gestione di progetti e attività? Qualche esempio aiuta meglio di qualsiasi altra spiegazione.
Organizzare riunioni/videoconferenze: con Trello puoi organizzare una riunione o una videoconferenza con colleghi, collaboratori e clienti e tenere traccia scritta dell’ordine del giorno discusso o delle decisioni prese nel corso della riunione.
Gestire le scadenze: Trello consente la possibilità di visualizzare il tuo calendario con tutte le tue scadenze. Le schede (task) create con Trello a cui hai assegnato una scadenza saranno inserite e visualizzate nel tuo calendario.
Amministrazione e contabilità: Trello può essere usato per la gestione dei crediti da incassare, per la gestione dei pagamenti delle fatture di acquisto (e degli altri debiti da pagare), per la gestione dei solleciti e per non perdersi le scadenze amministrative più importanti.
Gestire adempimenti e progetti: creando un’apposita bacheca è possibile gestire una lista di progetti o adempimenti da portare a termine, assegnare un progetto ad un collaboratore diverso (variare la composizione di un team), cambiare la priorità di un progetto o di un adempimento, creare e gestire una check list oppure gestire le procedure di lavoro.
Gestire le pubblicazioni per un blog: con Trello puoi anche creare e gestire un calendario per le pubblicazioni dei post per un sito web o un blog in cui più autori collaborano nella stesura degli articoli da pubblicare.
La versatilità, la facilità di utilizzo, l’alto grado di personalizzazione e la possibilità di integrare Trello con altri tool come Slack, Evernote, Dropbox e Drive rendono questo strumento un alleato perfetto per tutti coloro che vogliono gestire il proprio lavoro in un unico posto virtuale.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
