Siamo tutti d’accordo su cosa significhi il verbo “digitalizzare”? Se dico che sto digitalizzando lo studio professionale è chiaro cosa sto facendo? Poi può cambiare il “come” lo sto facendo, gli strumenti che sto usando e così via. Poco importa. Ma sai qual è la cosa che devi assolutamente sapere?
Digitalizzare lo studio professionale vuol dire sostituire i tradizionali strumenti di lavoro con soluzioni e strumenti innovativi diversi secondo le proprie necessità, allo scopo di semplificare e automatizzare i processi (migliorando al contempo efficacia ed efficienza) e risparmiare tempo e denaro.
La semplificazione dei processi consente allo studio di liberare risorse e competenze, sfruttando le opportunità offerte dall’innovazione tecnologica. Questo si traduce in un aumento dell’efficienza, della rapidità con la quale i processi vengono svolti e del tempo a disposizione per ogni componente dello studio professionale.
Immagina una prestazione professionale o la gestione di una pratica che viene svolta da più persone. Dal momento che l’intero processo viene seguito da più persone, diviene importante che nel passaggio da un professionista ad un altro vengano definiti i vari step e lo stato di avanzamento dei lavori attraverso un sistema di tracciamento condiviso da tutto il team.
L’automazione dei processi con lo sfruttamento delle nuove tecnologie digitali consente di superare ostacoli e barriere alla crescita dello studio. L’automazione dei processi consente di pianificare e gestire in modo integrato i dati, le informazioni e le varie attività allo scopo di ridurre costi, inefficienze e sprechi di risorse e tempo.
Lo scopo dell’automazione dei processi è quello di ridurre le attività ripetitive svolte manualmente dalle persone. L’automazione delle varie attività consente di valutare facilmente lo stato di avanzamento delle prestazioni professionali in corso di svolgimento e individuare eventuali problemi per attivare in tempo utile azioni correttive.
Il tempo è la principale risorsa di ogni professionista. Risparmiare tempo e denaro deve essere una priorità per lo studio. Una buona organizzazione e archiviazione dei documenti elettronici gestiti da uno studio commercialista si traduce, ad esempio, in una maggiore velocità nella ricerca dei documenti stessi e ottimizzazione dello spazio (l’utilizzo di un documento cartaceo richiede molto più tempo rispetto all’utilizzo digitale del documento).
Il risparmio di denaro è evidente perché il fatto di non dover gestire documenti cartacei consente di ridurre o eliminare del tutto una serie di costi: spese di cancelleria (bussolotti, cartelline, fascicolatori, graffette, spille e spillatrici, risme di carta, toner per stampanti), spese relative a spazi fisici (affitto locali, spese pulizia, etc).
Il passaggio dalla gestione cartacea alla gestione digitale comporta necessariamente una revisione dei processi rilevanti. Prima abbiamo parlato di processi e di automazione di processi. Ma cosa si intende per processo? Un processo altro non è che una sequenza di attività svolte in ordine cronologico per la realizzazione della prestazione professionale.
Per uno studio commercialista, ad esempio, il processo relativo alla compilazione della dichiarazione dei redditi comporta (semplificando) le seguenti attività:
1) ricevimento del cliente per la consegna dei documenti cartacei (il tempo stimato dipende da cliente a cliente ma generalmente tra convenevoli e scambio chiacchiere vanno via 30 minuti);
2) elaborazione della dichiarazione dei redditi (tempo stimato: variabile a seconda della complessità);
3) scansione dei documenti cartacei (tempo stimato: variabile a seconda della quantità dei documenti);
4) firma e consegna della dichiarazione dei redditi al cliente (il tempo stimato, anche in questo caso, dipende da cliente a cliente, ma generalmente si impiegano circa 30 minuti).
Immagina adesso lo stesso processo in chiave digitale:
1) lo studio riceve i documenti elettronici nei propri canali (software gestionale utilizzato dallo studio, email, sito web dello studio, servizio cloud storage dropbox e simili) e deve solo “scaricarli” sul pc (tempo stimato: 10 minuti?);
2) elaborazione della dichiarazione dei redditi (il tempo stimato per l’elaborazione rimane lo stesso);
3) scansione dei documenti cartacei (la scansione viene fatta dal cliente ed il professionista si limita a rinominare opportunamente e organizzare i files);
4) firma digitale (anche tramite smartphone) e consegna elettronica della dichiarazione (pochi minuti).
Nel secondo caso (processo digitale), il risparmio di tempo e risorse per lo studio è molto evidente.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
http://www.il-commercialista-dei-professionisti.com
