Il distanziamento sociale adottato come misura restrittiva volta a contenere l’epidemia scatenata dal Covid-19 ha portato ad un utilizzo massivo di strumenti tecnologici che consentono di colloquiare a distanza e che, opportunamente utilizzati, consentono di concludere molte operazioni e transazioni senza ricorrere alla presenza fisica.
Crescono però anche gli utilizzi impropri e distorti di detti strumenti tecnologici. Furti d’identità (sostituzione di persone), furti di dati dai database, tentativi di frodi, tentativi di phishing e vishing (voice + pishing), sono all’ordine del giorno.
E così, anche a seguito del recente D.L n. 76/2020 (cosiddetto Decreto Semplificazioni), convertito con la Legge n. 120/2020, il Consiglio Nazionale del Notariato ha pubblicato uno studio, il n. 2bis-2020/B sull’identificazione non in presenza fisica nel contrasto al riciclaggio e al terrorismo internazionale.
Lo studio approvato dalla commissione antiriciclaggio il 2 novembre va a sostituire il precedente studio n. 2-2020/B del 26 giugno 2020 redatto prima dell’entrata in vigore del D.L. Semplificazioni e fornisce alcune linee guida sull’utilizzo di forme di identificazione digitale, secondo criteri di sicurezza e rispetto della protezione dei dati personali, al fine di non compromettere le operazioni svolte on line, siano esse transazioni finanziarie o di altro tipo.
In particolare, la guida inizia con un cenno al concetto di identificazione nella sua più ampia accezione e quello di identificazione digitale, definita come l’insieme delle informazioni e delle risorse concesse da un sistema informatico ad un particolare utilizzatore.
Viene poi esaminata la legislazione in materia antiriciclaggio sull’identificazione senza la presenza fisica, analizzando le differenze tra l’identificazione prevista dalla legislazione notarile e quella della normativa speciale, delineando le ipotesi in cui sia possibile l’identificazione non in presenza del cliente, basata su numerosi presupposti di tipo documentale, di tipo informatico, di conoscenza pregressa (identificazione già avvenuta in relazione ad un pregresso rapporto).
Nel documento del notariato, vengono quindi illustrate le possibili modalità di interazione tra il cliente e un operatore, che collegato da remoto, supervisioni l’identificazione e la verifica del cliente.
Nelle operazioni di verifica dell’identità, il richiedente deve rimanere continuamente all’interno della sessione monitorata di verifica dell’identità e tutte le azioni intraprese dal richiedente durante la sessione di verifica dell’identità devono essere chiaramente visibili all’operatore remoto.
Inoltre, viene specificato che l’adeguata verifica del cliente non deve esaurirsi nella mera identificazione dello stesso, ma in tutta una serie di operazioni che consistono nella verifica della sua identità, nell’identificazione del titolare effettivo (e della sua identità), nell’acquisizione e valutazione delle informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto professionale e nel controllo costante del rapporto con il cliente.
Per quanto riguarda, invece, il problema della sottoscrizione delle dichiarazioni ex articolo 22 del D.Lgs. 231/2007, si può leggere ancora sul documento del Notariato che, se su carta l’integrazione della forma scritta è riscontrabile ictu oculi (a colpo d’occhio) mediante la redazione di un testo sottoscritto in modo autografo dall’interessato, nel caso di un documento informatico l’integrazione del medesimo requisito è legata a caratteristiche di integrità, non modificabilità e sicurezza sia del documento che della sottoscrizione elettronica.
Le tipologie di sottoscrizione valide ai fini della normativa vigente per rendere per iscritto le dichiarazioni ex art. 22 tramite un documento informatico sono la cosiddetta firma qualificata/digitale e la firma avanzata.
In conclusione, il documento del notariato chiarisce che l’identificazione senza la presenza fisica del cliente prevede l’uso alternativo o cumulativo dei seguenti strumenti: conoscenza pregressa, produzione di documenti autentici (atti notarili, documenti firmati digitalmente, etc), identificazione a distanza tramite certificato qualificato, identificazione a distanza tramite documenti di identità elettronici o SPID di livello significativo (avendo cura di aggiungere la sottoscrizione delle dichiarazioni ex articolo 22 in tutte le modalità consentite dalla legge).
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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