Con il provvedimento n. 56618 del 28 febbraio 2021, l’Agenzia delle Entrate ha disposto un’ulteriore proroga al 30 giugno 2021 del termine per effettuare l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici. Ma attenzione, il servizio di consultazione non è il servizio di conservazione! Quali sono le differenze tra i due servizi?
Purtroppo, a causa di una certa similitudine tra le parole “consultazione” e “conservazione”, talvolta i due servizi vengono confusi. Si tratta invece di due servizi differenti.
Il primo è nato a causa della rigida applicazione delle indicazioni del Garante della Privacy, che ha imposto all’Agenzia la cancellazione dei dati dai propri sistemi dopo che la fattura è transitata dal Sistema di Interscambio e la successiva memorizzazione di una sola parte dei dati in essa contenuti. Il secondo è un obbligo imposto dalla legge (art. 39, c. 3, del DPR 633/72) e va assolto nel rispetto delle regole di cui all’art.71 del D.Lgs. 82/2005.
Con il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, l’Agenzia delle Entrate, in presenza di adesione, memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche e li rende disponibili in consultazione esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione.
A chiarirlo è la stessa Agenzia delle Entrate nell’informativa messa a disposizione nel Portale “Fatture e Corrispettivi” presente sul proprio sito istituzionale. Vediamo cosa riporta l’informativa:
“SERVIZIO DI CONSULTAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE E DELLE COMUNICAZIONI DELLE LIQUIDAZIONI PERIODICHE IVA. Il servizio consente di consultare o scaricare le fatture elettroniche da lei emesse o ricevute tramite SdI nella sua area riservata del sito web. Per poter fruire del predetto servizio è necessario che lei aderisca all’Accordo di servizio di consultazione che verrà pubblicato sul Portale Fatture e Corrispettivi entro la data del 1° luglio 2019. Qualora aderisca all’Accordo l’Agenzia procederà alla memorizzazione di tutti i dati presenti nella fattura; in caso di mancata adesione l’Agenzia renderà consultabile e scaricabile il file della fattura elettronica solo in caso di impossibilità di recapito della fattura stessa. In tale contesto, l’Agenzia delle Entrate assumerà il ruolo di responsabile del trattamento, archiviando le fatture, in nome e per conto suo, in una banca dati dedicata.”
Per chi non aderisce al servizio di consultazione, l’Agenzia delle Entrate, nei 60 giorni successivi, procederà a cancellare i file xml delle fatture correttamente ricevute, conservando esclusivamente i “dati fattura”.
Cosa si intende per “dati fattura”? I dati fattura includono tutto il contenuto obbligatorio della fattura ai sensi dell’articolo 21 del D.P.R. 633/72 con esclusione della descrizione, gli altri dati per disposizioni tributarie e i dati necessari a garantire il transito della fattura nel Sistema di Interscambio (vedi il dettaglio dei dati contenuto nell’allegato B del provvedimento del 30 aprile 2018).
Per quali funzionalità vengono memorizzate le fatture elettroniche nel periodo transitorio che decorre dal 1 gennaio 2019 al 30 giugno 2021?
I dati di natura fiscale, come peraltro precisato anche nell’informativa, vengono mantenuti dall’Agenzia delle Entrate per le previste attività istituzionali di assistenza e controllo automatizzato, fino a che non saranno decorsi i termini per gli eventuali accertamenti (entro il 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento) o definiti gli eventuali giudizi.
In buona sostanza, con il servizio di consultazione delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate fornisce un servizio facoltativo attraverso il quale consente all’utente di consultare o scaricare i file XML delle fatture elettroniche transitate attraverso il Sistema di Interscambio.
Il servizio di consultazione fattura elettronica non corrisponde alla conservazione delle fatture elettroniche. La conservazione delle fatture elettroniche è un processo differente, che consente di conservare le fatture secondo i requisiti del D.M. 14/06/2014 e le regole tecniche stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
L’adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate non influenza e non è in alcun modo collegata all’adesione al servizio di consultazione e scarico. Vediamo a tal proposito cosa dice l’informativa dell’Agenzia sul servizio di conservazione delle fatture elettroniche.
“CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE. Il servizio le consente di conservare le fatture elettroniche in apposita area a lei riservata del Portale. L’attivazione del servizio avviene a seguito di adesione ad apposito Accordo da lei sottoscritto, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013. L’accordo ha una durata di tre anni; la mancata volontà di rinnovare l’Accordo prima del termine dei tre anni equivale al recesso del servizio. I dati oggetto del trattamento sono tutti i dati contenuti nel file XML della fattura elettronica e cioè i dati anagrafici del cedente/prestatore e cessionario/committente nonché i dati di natura fiscale, definiti nell’articolo 21 del DPR 633 del 26 ottobre 1972 e nelle altre disposizioni normative in materia, contenuti nelle fatture elettroniche e nelle relative note di variazione. L’Agenzia tratta i dati dell’intera fattura al solo scopo di fornire il servizio di conservazione.”
Quello dell’Agenzia delle Entrate è un servizio pensato per i piccoli contribuenti con un numero limitato di fatture, non di certo per i contribuenti più strutturati e con un numero più ampio di fatture che, se non l’hanno già fatto, dovrebbero considerare l’ipotesi di affidarsi a operatori privati che offrono soluzioni ad hoc.
Il termine per la conservazione delle fatture elettroniche del 2019 è scaduto il 10 marzo scorso, ma è in corso di redazione il decreto “Sostegni” che, tra le altre misure, prevede il rinvio di 3 mesi della scadenza per la messa in conservazione dei documenti fiscali. La notizia, in attesa del decreto, è stata data mediante il comunicato stampa n. 49 del MEF pubblicato lo scorso sabato 13 marzo 2021.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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