Una delle più importanti scelte che imprese e professionisti si sono trovati ad affrontare con l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica è stata quella di decidere quale servizio utilizzare per gestire tutto il processo della fatturazione elettronica, dalla sua emissione alla conservazione. Quali sono le possibili alternative? E quali sono i nodi ancora da sciogliere in merito al tema attuale della conservazione a norma delle fatture elettroniche?
Come ormai noto, l’articolo 39 del D.P.R. n. 633/1972 in materia di tenuta e conservazione di registri e documenti prevede che le fatture elettroniche siano conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni previste dal CAD. Due le possibili opzioni per aziende e professionisti: utilizzare i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate o acquistare uno dei tanti servizi proposti da fornitori privati.
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate è un sistema gratuito di conservazione delle fatture elettroniche adatto ai piccoli contribuenti con poche fatture. Proprio perché pensato per i piccoli contribuenti, il servizio presenta alcuni limiti: conservazione delle sole fatture elettroniche, limiti agli invii giornalieri e al numero di documenti che possono essere caricati per singolo invio e assenza di una piattaforma funzionale di ricerca e indicizzazione delle fatture elettroniche conservate.
E così molti operatori commerciali, per lo più strutturati, si sono rivolti al mercato valutando le numerose offerte in commercio, acquistando pacchetti e servizi di fatturazione elettronica e conservazione ad hoc in grado di soddisfare le proprie esigenze.
Questi servizi solitamente, oltre a gestire il processo di emissione delle fatture elettroniche, consentono, con pochi click di mouse e in maniera quasi automatica, di mettere in conservazione a norma di legge le fatture elettroniche senza che vi siano particolari competenze da parte degli utilizzatori. Nascono però i primi dubbi e le prime incertezze che possono trovare risposte solo nella pratica quotidiana.
Dato che il periodo di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari e civilistici è di 10 anni dalla data di conservazione, cosa occorre fare se voglio prolungare il servizio di conservazione? E se invece voglio disdire il contratto e cambiare partner tecnologico?
Generalmente i termini di decorrenza e la durata del servizio di conservazione digitale offerti dal fornitore scelto sono indicati nel contratto sottoscritto dalle parti e negli eventuali allegati ad esso relativi, all’interno dei quali vengono specificati anche i contenuti e le caratteristiche del servizio (è opportuno pertanto leggere attentamente contenuti e clausole).
Termini e periodi di conservazione, solitamente, sono garantiti secondo le disposizioni del contratto sottoscritto e sempre che il pagamento dei corrispettivi previsti dal servizio venga rispettato con regolarità anno per anno. Ma andiamo al punto!
Conservare le fatture elettroniche per più tempo
Qualora lo si ritenga opportuno o nei casi di accertamento in corso relativi ad un determinato periodo d’imposta, istanze di ispezione e/o esibizione delle scritture contabili all’Amministrazione finanziaria, è possibile richiedere al proprio fornitore di prolungare il predetto periodo decennale, previo richiesta/rinnovo del servizio e pagamento del corrispondente corrispettivo, fino al momento in cui il giudice non abbia definitivamente e negativamente provveduto sull’istanza stessa o l’accertamento concluso.
E in caso di disdetta o cessazione del contratto?
I contratti che ho avuto modo di leggere prevedono che, in caso di cessazione o disdetta del contratto, il cliente ha la possibilità di effettuare il download massivo delle fatture elettroniche, dei documenti e di tutti i dati caricati entro un determinato periodo di tempo dalla data di cessazione del contratto (generalmente 60 giorni).
Il consiglio è sempre quello di leggere attentamente il contratto sottoscritto con il proprio fornitore di servizi per avere consapevolezza delle condizioni e dei tempi per il recupero dei propri documenti digitali. Il rischio è quello di non disporre più dell’accesso alla piattaforma o al portale per il download dei documenti, nonostante gli stessi siano ancora memorizzati e conservati a norma, o di dover sostenere i costi per l’eventuale estrazione di un pacchetto di distribuzione, per successiva esibizione in sede giudiziaria o per altre necessità.
Sarà cura del cliente, poi, procedere allo scarico (download) delle fatture e dei documenti e, se vuole avere gli stessi sempre a disposizione per la consultazione, effettuare l’upload nel portale del nuovo fornitore di servizi prescelto dopo avere valutato i costi di trasferimento (switch), che, come ormai noto, possono variare in base al numero dei documenti da gestire.
Dal punto di vista pratico, non vi sono particolari problemi, dal momento che i pacchetti di dati relativi a documenti informatici conservati a norma garantiscono l’interoperabilità e la trasferibilità ad altri fornitori di servizi conservatori.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
