Attraverso la determinazione del Direttore Generale AgID n. 371 dd. 17/05/2021 sono state accolte le numerose ed accorate richieste degli operatori del settore e pertanto è stata posticipata al 1° gennaio 2022 la data di attuazione delle “Linee guida AgID 2020 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Con l’occasione della proroga, l’AgID ha anche effettuato alcune modifiche alle Linee guida che sono state sintetizzate in un apposito documento.
Tale atto è infatti entrato in vigore con la sua pubblicazione in data 10 settembre 2020, ma era stato accordato un termine di 270 giorni per consentire agli operatori di adeguarvisi. Trattasi infatti di una novella fortemente impattante sul mondo della conservazione, col quale l’AgID ha cercato di dare aggiornare e migliorare le regole contenute in diversi atti normativi, accentrandole in un unico corpus normativo dedicato interamente alle “fasi di vita” del documento informatico e sostituendosi al DPCM 13.11.2014 contenente le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e al DPCM 3.12.2013 riguardante le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
I principi generali dell’impianto preesistente non vengono modificati, in quanto le linee guida si concentrano principalmente su questioni di stampo tecnico ed in particolare su:
- Metadati: la metadazione diventa infatti un’attività complessa e centrale, non a caso si passa a circa 40 tag di cui ben 38 obbligatori;
- Scansioni di documenti analogici: in particolare è richiesto che venga apposta una attestazione di conformità per ogni lotto di documenti scansionati e tipologie di formati ammessi proveniente da un pubblico ufficiale(nella pubblica amministrazione), da un notaio o da un responsabile aziendale delegato nel privato;
- Nuovo standard per la conservazione SInCRO UNI11386 che sostituirà la versione del 2010;
- Allargamento dei file oggetto di conservazione, in quanto ora vengono anche ricompresi i file compressi, file audio e file video.
Vedremo se in questi sei mesi che ci separano dalla nuova data di attuazione l’AgID vorrà apportare ulteriori modifiche ad un settore già complesso ed in costante evoluzione; nel frattempo l’unico consiglio è quello di dialogare con il proprio ente/conservatore accreditato per valutare eventuali modifiche e/o aggiornamenti ai flussi esistenti.
Roberto De Bellis – Centro Studi CGN
