Entro il 28 febbraio 2022 deve concludersi il processo di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2020. Come conservare a norma di legge le fatture elettroniche? E quali sono le modalità operative per la conservazione a norma delle fatture elettroniche?
Per le fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso dell’anno, la norma (articolo 3, comma 3 del D.M. 17 giugno 2014 che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L 357/1994) prevede l’obbligo della loro conservazione per la durata di 10 anni. L’operazione di conservazione deve essere effettuata con cadenza annuale, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Dal momento che per l’anno 2020 il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è scaduto il 30 novembre 2021, la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2020 deve essere effettuata entro la data del 28 febbraio 2022.
Con l’introduzione, nel 2019, per tutti i soggetti privati, dell’obbligo della fatturazione elettronica, la fattura elettronica è divenuta un documento informatico a tutti gli effetti. In quanto tale, la sua conservazione deve essere effettuata nel rispetto delle disposizioni contenute nelle disposizioni del D.M. 17 giugno 2014 e con le regole tecniche adottate con il Codice dell’Amministrazione Digitale.
La conservazione digitale dei documenti informatici è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, con lo scopo fondamentale di garantire nel tempo le loro caratteristiche di integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità, reperibilità.
La conservazione digitale delle fatture elettroniche non è quindi la semplice memorizzazione su supporti digitali delle fatture in formato xml, ma un processo volto a conservare il documento informatico in modo tale che mantenga inalterato nel tempo il proprio valore giuridico e legale. In buona sostanza, archiviare su PC o su una chiavetta USB le fatture elettroniche non permette di assolvere all’obbligo normativo.
Le norme e i documenti di prassi specifici che regolamentano il processo di conservazione dei documenti informatici sono il D.Lgs. 82/2005 e s.m. (Codice dell’Amministrazione Digitale), il D.M. 17 giugno 2014, il D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127, il provvedimento 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate e la risoluzione n. 46/E del 10 Aprile 2017 dell’Agenzia delle Entrate.
Come conservare le fatture elettroniche?
La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche può essere effettuata avvalendosi dei servizi che l’Agenzia delle Entrate mette (gratuitamente) a disposizione dei contribuenti o affidandosi ai servizi resi da diversi soggetti terzi (software house e provider accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale) che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche.
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate per la conservazione delle fatture elettroniche
Il servizio di conservazione delle fatture offerto dall’Agenzia delle Entrate è un servizio gratuito attivabile dall’apposita area “Fatture e Corrispettivi” che consente all’utente la conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.
Per le fatture che transitano dal servizio di interscambio (SDI) a partire dalla data di adesione al servizio dell’Agenzia delle Entrate, la conservazione digitale delle fatture elettroniche avviene in automatico.
I servizi offerti a pagamento dai soggetti terzi privati
Nel caso in cui si usufruisca di uno dei tanti servizi di terzi soggetti che operano nel mercato, per la compilazione e la trasmissione delle fatture elettroniche, con molta probabilità, la conservazione digitale dei documenti avviene già in automatico, senza che l’utente debba in alcun modo intervenire nel processo di conservazione. In ogni caso, per non correre rischi, appare opportuno accertarsi che ciò avvenga correttamente e nei termini previsti.
La conservazione digitale delle fatture elettroniche può essere effettuata con più soggetti contestualmente, così come precisato nelle FAQ pubblicate dall’Agenzia delle Entrate il 19 luglio 2019.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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