Entro il 31 dicembre di ogni anno i contribuenti che utilizzano i sistemi meccanografici per la tenuta della contabilità devono effettuare la stampa dei registri contabili e aggiornare e sottoscrivere il libro inventari.
Tale è la disposizione dell’art.7, c.4 del D.L. 357/1994 dove viene precisato anche che, in caso di controlli e ispezioni, i dati devono risultare aggiornati sugli appositi supporti magnetici, quindi pronti per la stampa contestualmente alla richiesta e in presenza dei verificatori.
Il termine è posto per il libro giornale, i registri Iva, il libro inventari e il libro dei beni ammortizzabili, così come disposto dagli artt. 15 e 16 del DPR 600/1973.
I registri obbligatori
Libro giornale
Nel libro giornale devono essere giornalmente indicate le operazioni e fatti contabili relativi all’esercizio di impresa, in modo analitico, cioè per singola operazione e cronologico.
Le registrazioni devono essere effettuate con la data del giorno in cui le operazioni contabilizzate sono avvenute e devono riportare:
- la data e la descrizione dell’operazione;
- la descrizione dei conti di mastro coinvolti e gli importi delle operazioni distinti per ciascun conto di mastro.
Le registrazioni devono avvenire entro 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
Devono essere fatte in ordine cronologico con riferimento:
- alla data della loro manifestazione se l’impresa ha compiuto direttamente l’operazione attiva;
- alla data dell’avvenuta conoscenza per i documenti provenienti da terzi.
Il libro giornale deve essere tenuto seguendo le regole di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco ecc. La Legge n.383 del 2001 ha soppresso l’obbligo della bollatura iniziale, mantenendo l’obbligo della numerazione progressiva delle pagine.
Registro dei beni ammortizzabili
La tenuta del registro dei beni ammortizzabili, o libro dei cespiti, è discrezionale ai fini civilistici, ma obbligatoria ai fini fiscali e deve essere compilato entro i termini di presentazione della dichiarazione dei redditi.
In esso vengono indicati i beni immobili, i beni mobili, gli oneri pluriennali ( spese di manutenzione e riparazione) e i bei strumentali di costo unitario inferiore ad €.516,46 con evidenziato il loro anno di acquisizione, il costo originario, il rispettivo fondo di ammortamento, il coefficiente di ammortamento applicato secondo le tabelle ministeriali e la quota annua di ammortamento che confluisce al fondo.
Libro degli inventari
Il libro degli inventari deve essere sottoscritto dal Legale Rappresentante o dal Titolare dell’impresa e deve indicare in forma analitica la valutazione delle attività e passività relative all’Impresa. Le modalità di compilazione sono stabilite dall’art.2217 del C.C., ma è il DPR 600/1973 che sancisce l’indicazione dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e per valore.
Nel libro inventari deve essere specificato obbligatoriamente il criterio adottato per la valutazione delle rimanenze. Per le società di capitali, deve contenere il bilancio, il conto economico e la Nota integrativa che li accompagna.
Registri IVA
I registri Iva sono costituiti da:
- registro delle fatture ricevute
- registro delle fatture emesse
- registro dei corrispettivi
Le regole da seguire per la loro tenuta
Le regole relative alle formalità da seguire sono contenute negli artt. 2215 e 2219 del Codice civile e cioè:
- l’assenza di spazi in bianco, interlinee o trasporti a margine
- l’assenza di abrasioni; le eventuali cancellazioni devono essere eseguite lasciando leggibili le parole cancellate.
I libri contabili devono essere numerati progressivamente in ogni pagina. La numerazione può essere eseguita contestualmente alla stampa e deve riferirsi a ogni singolo periodo d’imposta.
Per il Libro Giornale: numerazione progressiva per anno di utilizzo indicando l’anno di riferimento della contabilità e non quello in cui è effettuata la stampa della pagina.
Per le società con esercizio infrannuale, non coincidente con l’anno solare, la numerazione delle pagine deve riferirsi al primo dei due anni di contabilità.
Per il Libro Inventari: numerazione progressiva per anno di utilizzo indicando l’anno di riferimento della contabilità.
Per i Registri Iva e il Registro dei Beni ammortizzabili: numerazione progressiva per anno di utilizzo indicando l’anno di riferimento della contabilità.
Per il libro giornale e per quello degli inventari è dovuta l’imposta di bollo nella misura di Euro 14,62 per ogni 100 fogli.
Per il libro giornale e per il libro degli inventari la Legge 383/01 con decorrenza 25/10/2001 ha abrogato la bollatura.
Relativamente ai libri sociali, inoltre, per le società di capitali è previsto il versamento della tassa di concessione governativa.
Se il soggetto è di nuova costituzione, il versamento deve avvenire tramite c/c postale intestato all’Agenzia delle Entrate, prima della presentazione di inizio attività ai fini IVA. Per gli anni successivi la tassa di concessione governativa viene versata utilizzando il modello F24 compilando la sezione “Erario” con codice tributo “7085”.
L’importo della tassa annuale di concessione governativa da versare entro il 16/03 di ciascun anno e dipende dal capitale sociale al primo gennaio dell’anno di riferimento:
- Euro 309,87 se il capitale sociale è pari o inferiore €. 516.456,90
- Euro 516,46 se il capitale sociale supera €. 516.456,90
Per le società di capitali rimangono invariate l’obbligatorietà e le modalità di bollatura per i libri sociali previsti dal codice civile.
Rita Martin – Centro Studi CGN
